La gestión del tiempo y la estrategia del submarino.

por | 25/06/2014

En el post de hoy te quiero hablar sobre lo que es en mi opinión uno de los mayores retos que hay a la hora de gestionar el tiempo. Me refiero a que las pequeñas cosas del día a día me impiden dedicar tiempo a las cosas importantes pero no urgentes. Precisamente, el no encontrar tiempo para planificar y prepararme para lo que tiene que venir incrementa las urgencias, lo cual me deja menos tiempo para que pueda pensar y planificar. Lo cual hace que tenga más urgencias, … Desde luego es un círculo vicioso del cual resulta muy difícil salir. ¿Cuales son las razones que me lo impiden? ¿Hay alguna estrategia que me podría ayudar? A continuación voy a tratar de dar respuesta a estas preguntas.

Para empezar, hablemos un poco sobre la forma de clasificar las tareas que popularizó Stephen Covey en su famoso libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Se trata de la Matriz de Eisenhower que divide las tareas entre importantes y urgentes. El cuadro que lo resume sería el siguiente:

Quiero concentrar la atención de este artículo sobre el cuadrante de lo Importante y No Urgente. Creo que estaremos de acuerdo en que, si dedicamos tiempo a actividades como la prevención, la planificación, la detección de nuevas oportunidades, eso tendrá una importancia beneficiosa en el futuro. Sin embargo, ¿Qué es lo que hace tan difícil encontrar un espacio para dedicarlo a cosas que no son urgentes pero que sé perfectamente me ahorrará tiempo en un futuro?

Creo que es importante dedicarle cierta atención a ello, porque si averiguamos cuales podrían ser mis resistencias a hacer actividades Importantes No urgentes, no me haré auto boicot cuando quiera hacerlas. ¿Te parece?

Si me resisto a hacer este tipo de tareas, tiene que haber una o muchas poderosas razones. ¿Cuales podrían ser?

La primera que se me ocurre es que, no hago este tipo de tareas porque las tareas urgentes ocupan todo el espacio del tiempo disponible. Ya hemos visto antes que lo más probable es que la mayor parte de ellas se produzcan porque no haya hecho una buena previsión, es decir, el tipo de tareas del cuadrante importante pero no urgente.

Al pensar en esto me viene la imagen de una barca que tiene vías de agua y dedico todos mis esfuerzos para taparlas. Ya sé que si hubiera hecho un buen mantenimiento no tendría la mayor parte de las dificultades pero ¡si me paro a pensar me hundo!

Si estoy metido en este círculo vicioso lo más difícil, aunque parezca mentira, es darme cuenta que estoy en él. Y lo segundo es tomar una decisión. ¿Continúo navegando o paro en un puerto para reparar mi nave con lo que eso supone? En definitiva, ¿vale la pena lo que me va a suponer la parada en tiempo y dinero si lo miro en la perspectiva de lo que supone mi viaje?

Esta es la decisión a la que tengo que hacer frente. Por cierto, aquí hay otra cosa en juego que es bueno tener en cuenta. Aplazar la decisión, es en el fondo, tomar una decisión. El no decidir supone que decido no parar y ya sé cuales son las consecuencias. Así que decida parar o decida continuar, estoy decidiendo.

Otra razón para no hacer las actividades del cuadrante Importante pero no urgente es que implican pararse para pensar y dejar la actividad frenética del día a día. ¿Qué me pasa cuando me paro? Puede que me queje de que siempre estoy muy atareado sin embargo, la actividad frenética es un gran ansiolítico. Así que si paro, tendré que hacer frente a la ansiedad que la actividad frenética me calma. ¿Estoy dispuesto a ello?

Responder a esta pregunta de forma honesta es muy importante para no hacernos trampas al solitario. Si no quiero hacer frente a mi ruido interior encontraré todas las escusas del mundo para no hacer las actividades del cuadrante Importante-No Urgente que significan parar y pensar. Efectivamente, hay que ser valiente para reconocer que muchas veces tapamos nuestro ruido interior con el ruido exterior que supone la activad frenética.

Finalmente también podría haber otra razón para evitar dedicar tiempo a las tareas importantes no urgentes: que sea amante del riesgo. Me explico. Quizás pudiera ser que, lo que a mi me guste en el fondo sea la adrenalina que produce el estrés y el hacer las cosas en el último momento. Quizás sea ahí donde más rinda y también sea una forma de ponerme a prueba. Si es ese mi caso y me ha funcionado bien hasta ahora, lo más probable es que no haga las actividades de este cuadrante porque, en el fondo, no quiero hacerlo. Así que es mejor de auto engañarme. Si este es tu caso, acéptalo y ¡ disfrútalo!

Bien, supón que estoy decidido a parar y quiero realizar las actividades Importantes no Urgentes que van a hacer mi vida más fácil y que mi problema es que ya lo he intentado otras veces y no lo he conseguido. ¿Cómo podría hacerlo?

La estrategia del submarino: los compartimentos estancos.

Ahora te voy a explicar algo que me ayuda a llevar esto a la práctica. Para ello quiero decirte una cosa acerca de cómo están construidos los submarinos. Ya te puedes imaginar que una vía de agua en un barco es fatal pero en un submarino puede ser trágica para los tripulantes cuando está sumergido. Así que, los submarinos están divididos en compartimentos que se pueden cerrar y aislan la nave en compartimentos estancos. Así, si hay una vía de agua cierran el compartimento afectado y así impiden que el agua invada toda la nave y se ahoguen los tripulantes. ¿Para que te explico esto?

El día a día es muy difícil de controlar y tiende a ocupar todo nuestro espacio de tiempo disponible. Así que la propuesta es aplicar la estrategia de los submarinos.

1.- Construye espacios estancos.
Cuando hayas decidido que quieres hacer actividades del cuadrante Importante-No urgente planifícalas y reserva un espacio para ellas en la agenda. Así tu jornada la divides en compartimentos estancos que reservas para este tipo de actividades.

2.- Si hay vía de agua: ¡cierra compartimentos!
Tener esos espacios en la agenda no es garantía que los vayas a respetar. La vida es dura y siempre hay imprevistos. ¿Vas a sucumbir ante la primera vía de agua que se presente durante el día? Sabes que eso pone en peligro la nave ¡y tú eres el capitán! Así que es una cuestión de disciplina mantener esos espacios. El día está lleno de decisiones personales que preferimos hacer ver que no existen diciéndonos cosas como “Tuve que hacer…” “Quería pero…”. Ya sé que cuando digo sí a algo implica que digo no a otra cosa y viceversa, pero eso es lo que tiene tomar decisiones….

Porque, ¿de verdad crees que hay alguien que me obliga a hacer las cosas que hago? A veces me gustaría pensar que me falta libertad y que los otros y las circunstancias me obligan a hacer lo que hago. Pero en realidad yo soy el único responsable de lo que hago. Lo que ocurre es que, en mis decisiones valoro las consecuencias de hacer o no hacer algo, y en base a ello decido. Pero siempre soy yo el que decide sobre mis actos. Y eso ocurre en las cosas pequeñas y en las no tan pequeñas. (Si quieres, puedes leer, El miedo a la libertad de Eric Fromm)

Conclusiones

Bueno, hemos llegado al final del trayecto. Hemos visto que las actividades importantes y no urgentes son claves para gozar de un futuro lleno de abundancia. También hemos visto que realizar este tipo de tareas supone hacer un alto en el día a día, lo cual es difícil y hemos visto razones que nos impiden hacer esa parada. Finalmente hemos visto cómo aplicar la “estrategia del submarino” para reservar espacios en la agenda para este tipo de actividades y que “sólo” es una cuestión de disciplina. Finalmente hemos visto que somos los únicos responsables de nuestras decisiones y que tener disciplina, entendida como aquella actitud que me permite hacer aquello que he decido aunque no tenga ganas, y aplicarla en las pequeñas decisiones del día a día, está la clave de conseguirlo.

¡Buen viaje!

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