Las herramientas de gestión del tiempo: factores clave de éxito.

reloj-de-arena-rotoKrónos vs kairós

Los griegos tenían dos palabras diferentes para nombrar el tiempo. Kairós (en griego antiguo καιρός) es un concepto de la filosofía que representa un lapso indeterminado de tiempo en cual algo importante sucede. Su significado literal es «momento adecuado u oportuno». La principal diferencia con cronos (en griego antiguo, kρόνος, krónos) es que el primero es de naturaleza cualitativa, mientras que el segundo es cuantitativo. Cronos es el concepto de tiempo que estamos habituados a manejar. Es el tiempo objetivo, que que se puede medir (1 hora, 1 dia, 30 milisegundos, ….) y que se puede dividir en pedazos más pequeños, osea, es el tiempo cronológico que miden los relojes y cronómetros.

El concepto de Kairós aunque no se utiliza tanto, intuitivamente lo conocemos. Por ejemplo, decimos que hay cosas que requieren “su tiempo” porque nos sabemos exactamente cuanto tiempo cronológico es. Simplemente es cuando uno está preparado, es el momento oportuno para que se haga una determinada cosa. Cuando hablamos en estos términos nos estemos refiriendo en realidad al tiempo Kairós, no al cronológico.

Esta distinción que poseían los griegos y que nosotros hemos perdido es relevante tenerla en cuenta cuando se habla de procesos de cambio, de aprendizaje y de herramientas de productividad personal, también denominadas de gestión del tiempo. Más a adelante veréis porqué considero importante tener en cuenta distinción.

¿Porqué no funcionan las herramientas de productividad?

La pregunta puede parecer que suponga que ninguna herramienta funcione y en realidad, lo que quiero decir es que conozco a muchas personas que han intentado integrar en su vida diaria el uso de herramientas de productividad y no lo han conseguido. Lo que voy a analizar a continuación son las razones que, a mi modo de ver, hacen que esto suceda. Mi objetivo es que, si las tenemos en cuenta, podremos hacer que las herramientas de productividad que son tan necesarias, funcionen para cualquier persona.

La primera consideración es que el tiempo no se puede gestionar. El tiempo cronológico (krónos) es imposible modificarlo por su propia definición (a menos que nos movamos a velocidades cercanas a la de la luz pero creo que no es este nuestro caso). Por lo tanto, algo que no podemos modificar es imposible gestionarlo. Lo que sí podemos hacer es gestionarnos nosotros  o mejor, decidir como dedicar los espacios de tiempo. Esto supone asumir que somos nosotros los que debemos tomar las decisiones sobre lo que hacemos en cada momento. Nadie nos obliga a utilizar el tiempo de una determinada forma. Nosotros somos los únicos responsables de las decisiones que tomamos. Si pensamos que son otros (mi jefe, mi cliente,…)  o las circunstancias las que nos obligan a una cierta decisión entonces los herramientas de productividad no funcionarán para nosotros.

La segunda es que algunas herramientas de productividad no tienen en cuenta el tiempo subjetivo (kairós), es decir, el momento adecuado para hacer cada tipo de actividad. Es decir, que las actividades se planifican teniendo sólo el cuenta los espacios de tiempo disponibles y no se piensa cual es el momento adecuado para hacer cierto tipo de actividad.

Todos sabemos que hay cierto tipo de actividades más rutinarias que requieren mucha menos concentración y energía que otras que no lo son tanto. Aunque se tenga la misma cantidad de tiempo cronológico (krónos) hay que pensar en la otra dimensión del tiempo (kairós) y preguntarnos si las actividades que habíamos planificado son las más adecuadas a nuestro momento. ¿Requiere la misma energía o concentración realizar una llamada telefónica rutinaria o organizar el correo que pensar un plan estratégico? ¿Qué es lo más adecuado hacer en un momento determinado teniendo cual es nuestra capacida de concentrarnos? Por lo tanto, cuando analicemos herramientas de gestión miremos si la herramienta tiene en cuenta este factor.

La tercera es que la gente que ha probado diferentes sistemas y ninguno le ha funcionado tiene una o varias buenas razones para que estos sistemas no les funcionen. Puede sonar un poco raro pero es muy probable que haya que investigar la intención positiva que se esconde detrás de esa resistencia a los sistemas de productividad. Para ello hay que cargarse con una buena dosis de honestidad. De nada sirve hacerse trampas al solitario. Con esta predisposición podemos hacernos algunas preguntas que nos den alguna pista. Por ejemplo, ¿Qué es lo que gano si el sistema que pruebo no me funciona? ¿Qué podría pasarme si el sistema de productividad personal funcionara?. Seguro que hay algo valioso que se pierde si el sistema llegara a funcionar y para reconocer eso hace falta una gran dosis de honestidad con uno mismo.

Desde luego ésta es la parte más difícil porque requiere autoanalizarse. Si los frenos que hacen que saboteemos nuestros intentos son muy evidentes entonces este trabajo de introspección resultará muy eficaz. En el caso que los frenos estén fundamentados en creencias entonces yo os recomendaría que contéis con los servicios de un buen profesional del coaching. Él está entrenado para detectarlas y os ayudará a desafiarlas para que dejen de ser un freno en vuestro desarrollo.

Por último, las herramientas de productividad suponen cambios en costumbres que están muy arraigadas y todos sabemos lo difícil que es cambiar una costumbre. Por esta razón se requiere estar altamente comprometidos con su puesta en marcha. En contrapartida, una vez desarrollada la costumbre, el esfuerzo que se requiere para mantener su uso disminuye drásticamente y pasa a incorporarse a nuestro catálogo de costumbres. Nuevamente, si en el proceso de desarrollo de esa costumbre surgen nuevas dificultades el coach puede ser de utilidad.

Conclusión

En este artículo hemos repasado juntos algunas razones que pueden hacer que las herramientas de productividad personal no funcionen. Por lo tanto, si estáis buscando o bien habéis probado alguna de ellas sin éxito y tenéis en cuenta estos condicionantes es probable que aumenten vuestras posibilidades de éxito.

 

¡Buen viaje!

 

 

 

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Un comentario

  1. Artículo muy interesante para evitar discusiones sobre las diferentes interpretaciones del tiempo, la puntualidad, …. en nuestro mundo actual. Intentaré diferenciar mi kronos y mi kairos.
    Gracias

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